Les responsables légaux des enfants peuvent avoir connaissance du projet éducatif complet d’EVAL avant l’inscription d’un mineur sur simple demande, il est également possible de trouver ce projet sur le site internet. Après inscription d’un mineur, le représentant légal reçoit avec la confirmation d’inscription, une fiche technique du séjour et un récapitulatif des valeurs et principes d’EVAL, ainsi qu’un lien pour lire le projet éducatif dans son ensemble. Avant le démarrage du séjour, le projet pédagogique et le projet de fonctionnement du séjour sont disponibles pour les responsables légaux sur simple demande, une information leur est communiquée en ce sens.

Le projet éducatif complet est donné à chaque directeur potentiel de séjour, ce dernier peut donc en prendre connaissance avant de choisir de s’engager avec EVAL sur un séjour, il aura la charge de transmettre ce projet éducatif à son équipe avant le recrutement. Cet élément garanti la cohérence pédagogique de l’équipe sur les finalités d’EVAL avant l’entrée en fonction des membres de l’équipe encadrante. Le directeur réalise un projet pédagogique et un projet de fonctionnement avec le reste de l’équipe pédagogique.

En amont du séjour, EVAL vérifie la cohérence entre son projet éducatif, le projet pédagogique et le projet de fonctionnement de chaque séjour.

Par ailleurs, EVAL comprend dans ses salariés des personnes chargées du suivi pédagogique des séjours organisés. Ces personnes s’assureront que le projet éducatif d’EVAL est effectivement mis en œuvre sur le séjour. Pour cela elles resteront en contact avec l’équipe pédagogique et en particulier avec le directeur du séjour. Le suivi se fera à distance pour tous les séjours et il sera complété par une ou plusieurs visites sur place. Ces visites seront l’occasion de voir l’équipe au travail et d’avoir un meilleur accompagnement du directeur dans ses fonctions. Ce sera également l’occasion de prendre un temps avec les enfants pour discuter de leurs vacances et d’éventuelles évolutions pour la suite du séjour ou pour les séjours à venir. Dans tous les cas, un salarié d’EVAL viendra sur un séjour en cas de difficulté importante rencontrée par l’équipe.

Après le séjour, EVAL demande aux participants, aux responsables légaux et à l’équipe de donner leur avis sur le séjour, les points positifs et les points négatifs, les idées d’amélioration. Ceci permet d’envisager des évolutions sur les séjours à venir.

Chaque équipe aura la gestion d’un budget pour le séjour, elle sera informé en amont du démarrage de l’accueil des conditions financière et matérielles dans lesquelles se déroulera le séjour, en cas de séjours se suivant sur un même lieu, une partie du matériel pourra être mis en commun sur les séjours et sur les budgets. En fonction des séjours, le directeur aura tout ou partie des dépenses à gérer. Les montants sont différents en fonction de la destination et de la durée du séjour. En général EVAL aura procédé aux règlements des hébergements, des salaires et des transports.

Les budgets sont donnés dans la devise locale et la comptabilité sera rédigée dans cette monnaie.

Le budget consacré à l’urgence est réservé exclusivement aux problèmes de santé, en cas d’autres problèmes inhérents au bon fonctionnement du séjour, le directeur devra prendre contact avec EVAL afin de déterminer la meilleure solution pour y remédier.

Bien que chaque équipe détermine son propre fonctionnement (élaboration d’un projet pédagogique par équipe), nous souhaitons que chaque groupe parte sur des bases identiques concernant quelques principes régissant la vie collective.

• Les règles de vies collectives autres que celles imposées par la loi et celles présentées par la suite devront être au maximum définies en commun avec les jeunes et l’équipe d’encadrement.
• La consommation de cigarettes est à réduire au maximum, toutefois nous ne pouvons pas envisager l’interdiction totale (fumer en cachette pose des problèmes de sécurité : incendie, sortie nocturne …), des consignes sont donc mises en place par l’équipe pédagogique.
• Interdiction totale de fumer pour tous les enfants et pré-adolescents. – Interdiction sous peine d’exclusion de consommer des drogues et de l’alcool.
• Aucune incitation ne sera faite pour pousser les jeunes à avoir des relations sexuelles, l’équipe sera toutefois vigilante à la formation de couples et à la possibilité d’un passage à l’acte, une information plus personnelle s’établira notamment avec la jeune fille et il l’équipe s’assurera dans la discussion que le couple ait connaissance des moyens de protection contre les IST.
• En aucun cas un adolescent ne devra se baigner seul (sans la présence d’un adulte). Aucune baignade de nuit ne peut être organisée.

L’explication et l’application de ces concepts seront laissée à l’initiative des équipes qui intégrera les règles de vie inhérentes à la spécificité du séjour et à leur mode de fonctionnement (pour les horaires, services, repas, rangement, vaisselle, …)

Pour les jeunes, les activités physiques et sportives peuvent être un moyen d’épanouissement, de rencontre et de découverte (sur les autres comme sur soi-même). C’est également un moyen pour pouvoir se mesurer à d’autres et se dépasser dans un cadre régi par des règles acceptées par tous les participants de l’activité. La valeur éducative de l’activité physique ou sportive sera évaluée en amont par l’équipe d’encadrement, elle ne sera organisé qu’en cohérence avec les objectifs pédagogiques de chaque séjour. Il ne s’agit donc pas de « faire du sport pour faire du sport »… Il ne s’agit d’ailleurs bien souvent pas de « faire du sport », mais de découvrir et de s’amuser tout en se dépensant physiquement. Les animateurs ont donc à l’esprit la primeur de l’initiation et du caractère ludique de l’activité physique et sportive plutôt que la pratique sportive ou l’entraînement.

Dans la pratique, les jeunes sont souvent friands d’activités à forte dépense physique, ils peuvent facilement surévaluer leurs capacités physiques et aller trop loin dans la prise de risque (tant du point de vue de l’implication corporelle que de celui de l’implication mentale ou affective). L’équipe d’encadrement aura à l’esprit les capacités physiques et psychologiques des jeunes dans l’organisation d’activités physiques et sportives. Ceci implique en amont de réfléchir en équipe aux activités adaptées au groupe accueilli, ceci implique également une observation accrue de la part des animateurs durant l’activité afin d’accompagner les jeunes au mieux. Par ailleurs, les animateurs s’assureront une entrée et une sortie de l’activité en douceur. Ces éléments participent à garantir la sécurité physique et affective des jeunes.

Certaines activités physiques et sportives et toutes lorsqu’elles dépassent le seul cadre de l’initiation ou de la pratique ludique sont soumises à des règles strictes d’encadrement et de pratique. Les directeurs seront informés des dites activités avant le séjour et leur pratique ne pourra être possible qu’avec un encadrement spécifique, dans la majeure partie des cas EVAL fera appel à des structures ou à des intervenants extérieurs régulièrement déclarés pour la pratique de ces activités, dans les autres cas, EVAL s’assurera qu’au moins un membre de l’équipe et que les conditions de pratiques permettent à l’activité d’avoir lieu dans le cadre légal. Le projet pédagogique du séjour mentionnera ces activités.